¿Qué es y cómo realizar una factura rectificativa?

Durante la actividad de una empresa o autónomo pueden surgir muchas situaciones desconocidas, una de ellas es la necesidad de emitir facturas rectificativas. En este post veremos qué situaciones nos obligan a rectificar una factura y cómo debemos proceder para hacerlo correctamente.

Factura rectificativa: ¿qué es?

La factura rectificativa, como su propio nombre indica, es un documento cuyo fin es rectificar o complementar a otra factura emitida previamente, generalmente por contener ésta errores u omisiones de los datos necesarios para que resultase válida. A la hora de emitir este tipo de facturas, es importante tener en cuenta varios aspectos relevantes que de no contemplarse podrían suponer su invalidación, con el correspondiente perjuicio fiscal tanto para el emisor como para el destinatario de las mismas.

Aspectos como la mención de que se trata de una factura rectificativa, la necesidad de establecer una serie distinta de facturación o la falta de indicación en el concepto de la misma del número de factura que se rectifica, pueden dar lugar a su invalidación. Además, es importante conocer el momento correcto de su emisión de la factura rectificativa, así como el resto de requisitos legales que se requieren para proceder con una correcta rectificación. El conocimiento en materia de facturación permite a una empresa o empresario individual evitar liquidaciones tributarias inesperadas en caso de sufrir una inspección o comprobación por parte de la Administración Tributaria.

¿Cuándo se deben emitir?

Deben emitirse ante situaciones como la equivocación a la hora de introducir los datos del cliente, errores en el concepto, aplicación errónea del tipo de IVA o ausencia de información relevante. Existen una serie de datos que deben figurar obligatoriamente en este tipo de documentos, el más importante sin duda es la referencia a la factura que estamos rectificando, así como el motivo de la rectificación. Igualmente importante es la necesidad de establecer una numeración o serie distinta de facturación para este tipo de facturas rectificativas. Es importante cumplir con estos requisitos con ánimo de evitar que ante una comprobación de la Administración Tributaria las facturas rectificativas sean invalidadas.

Numeración

De manera obligatoria, al igual que sucede con una factura ordinaria, este tipo de facturas deben llevar una numeración concreta para que puedan ser diferenciadas del resto fácilmente. Además, deberán de incluirse en su propio libro registro de facturas, logrando un control exhaustivo de las facturas de este tipo emitidas a lo largo del ejercicio. Este libro registro deberá de ser aportado junto con el resto de libros de facturación obligatorios en caso de requerimiento de la Administración.

Generalmente para numerarlas, se utiliza la letra R seguida de un número que irá en orden ascendente a medida que emitamos más facturas (R1000; R1002; R1003…), y aunque esta nomenclatura no es obligatoria si lo es la de establecer una serie de numeración distinta a las facturas corrientes de nuestro negocio.

Facturas rectificativas positivas y negativas

Podemos diferenciar dos tipos de facturas rectificativas. Las positivas son aquellas en las que mediante su emisión complementamos en una cantidad adicional el importe facturado en una factura anterior, esto puede darse, por ejemplo, cuando hemos emitido una factura con un importe inferior al que deberíamos por error en la aplicación del tipo de IVA, o por haber facturado una cantidad inferior de productos vendidos o horas empleadas en un trabajo. Por otro lado existen las facturas rectificativas negativas, las que comúnmente se conocen como facturas de abono. Este tipo de facturas son aquellas en las que se rectifica a la baja un importe facturado inicialmente y que en la mayoría de los casos supondrán un reintegro dinerario o compensación al cliente destinatario de la misma. Este tipo de facturas rectificativas son las que deberemos emitir, por ejemplo, en caso de producirse una devolución de un producto por parte de nuestro cliente.

Otra situación que puede dar lugar a la emisión de una factura rectificativa de importe negativo es la necesidad de anular una factura en su totalidad, dando lugar en este caso a la emisión de una factura negativa por el importe total de la factura originaria. Por último, comentar que existe un supuesto especial de rectificación que permite recuperar las cuotas de IVA en caso de que la factura originaria resulte impagada por el cliente. Este procedimiento de rectificación está regulado por la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido y requiere del cumplimiento de una serie de requisitos antes de poder emitir la factura rectificativa que nos permita recuperar las cuotas IVA ingresadas en la autoliquidación de este impuesto e impagadas por nuestro cliente.

¿Conocías este tipo de facturas y su utilidad? Si tienes dudas sobre la gestión de la facturación de tu negocio y quieres recibir un asesoramiento profesional y con experiencia, no dudes de contactar con nuestra Asesoría y Gestoría en Valencia, Afilco Asesores.